若手に送りたいタスク管理術

若手のつもりが、完全に若手ではなくなった。泣きたい。

僕もタスク管理がうまい方ではなく、残業も多い方ではありますが、若手ではなくなる程度に仕事を続けていると、自分なりのやり方がみえてきました。
「いやいや、おまえできてないじゃん?」と言われそうですが、こういうのは自分のことを棚にあげて書いて、後々自分のために見直したりするのがいいんだよ!

僕はソフトウェアエンジニアですが、他の業種にも応用できるのではないかと思いますので、紹介させていただきます。

個人的に効果が大きかった順番に。

やることはやることリストに積む

「わかりました、やります(あとでやろ)」として、忘れると…

  • 怒られたり
  • 信用を失ったり
  • 大きな事故になったり

しますので、これは超重要です。
すぐにやらないのであれば5分で終わるものもリストに書きます。

色んなタスク管理ツールがありますが、銀の弾丸はありません。
個人的にはメモ帳に自分がわかる形で書くので十分で、一箇所にまとめるのが重要と思います。
(メモ帳に書ききれないほど1日の作業があるのはおかしい)
リストに入れた後は優先度順にしたり、終わったものがわかるようにしたり、できるといいですね。

僕は仕事用と私事用(やらなくても死なないが勉強しておくと武器になったりするもの)の2つを管理しています。

すぐできることはすぐやる

僕は作業を並行してやるのが苦手で、並行して作業すると以下の問題が起こり、効率の低下、ミスの増加を招きます。
僕だけかと思いましたが、人間は平行作業が苦手な気がします。

  • 焦り、ストレス(こんなにやることあるんだ…今日も残業だな…)
  • 集中力の欠如(あれもやらなきゃ…これもやらなきゃ…)

だいたいどこにいっても人手不足で、当初のプラン以外の仕事がきます。
タスクをリストに積んだ後、一瞬で終わるものはすぐに片付けます
これは上記の項目が以下のように変わります。

  • 今日はたったこれだけやればおわり!
  • 集中力の増加。これだけやる!
  • 頼んだ人はすぐやってもらったことを喜んでくれる

すぐできない割り込みについては、作業を振った人にその旨を相談するといいでしょう。
作業を振った人はより効率的な方法を知っているかもしれませんし、スケジュールを調整できるかもしれません。
すぐに終わらないことが頼まれた時点でわかっているならその時点で!
直前にできませんでした、は避けたいです。

どれくらいの時間が「すぐできる」に当たるのかは人によって違いそうですが、僕は30分以内ならすぐやります。

自動化や単純作業化を検討する

僕は新人の時、人の温もりのある作業が重要、と思っていたところがあった気がします。
でも多くの場合、そんなものは重要ではなく、機械(プログラムやサービス)に任せられるものは任せた方が良いです。

特に、定期的に発生するタスクについては自動化を検討したほうが良いです。
機械でやるのが難しい場合は、作業をマニュアル化し、細かなチェック作業が要らない程度の単調なコピペ作業に落とし込みます。
単純作業に出来れば、エンジニアに自動化を頼みやすいし、作業依頼者自身にお願いできるかもしれません。

人間はミスをします。機械はミスをしません。
これほどミスを減らすのに有効な手段はありません。

例えば、

  • SNSに投稿された自社サービスの話題をチェックする
  • xx宛にメールが来たら、Slackに通知する

なんかは、IFTTT, myThings, Zapier などでプログラム無しで自動化できそうですね。
いい時代になりました…。

有料になるケースもあると思いますが、効率化に有効であれば上司に相談するとよいでしょう。
自動化は怠惰なプログラマに相談すると喜んで相談にのってくれるでしょう。

ちゃんと寝る

シンプルなのですが、すごく大きな効果がありました。

当初、
ミス => 怒られる => 不安・怒り・焦燥 => 会社に行きたくなくネトゲの世界に帰る => 睡眠不足 => ミス => …
ということをしていました。

睡眠を十分に取るようにしてから、心が穏やかになり、ミスが格段に減りました。

自分を知る

恥ずかしくて言いたくないんですが、当初、僕は細かな作業が得意でミスが少ない人間だと思っていました。
しかし、実際は「ミスが多くて雑」、と言われることが多く、ギャップに苦しんだ時期がオレにもありました。

これを自覚し、その対策を練ることも重要です。
例えば、「ミスが多くて雑」ならば、「完璧な作業作り上げて機械化する」とかできると最高ですね。

本を読む

先人も同じ悩みにぶち当たっていることが殆ど。
悩んでないで本を読むと悩みが解決したりします。

おわり

誰かの役に立てば幸いです。

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